Отсутствие работника на работе без уважительных причин в течение 4-х и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену) называют «прогул» и это является одним из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
Прогулом считается также оставление рабочего места без предупреждения до истечения срока предупреждения об увольнении.
Для расторжения трудового договора с работником, не явившимся на работу, нужно составить Акт о его отсутствии на рабочем месте за подписью не менее двух свидетелей. Непосредственный руководитель может также оформить докладную записку на имя руководителя организации.
Докладная (служебная) записка о прогуле – это информационный документ, который ставит в известность высшее начальство об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или нескольких часов (больше 4-х). Служит основанием для увольнения сотрудника или привлечения его к дисциплинарной ответственности.
Докладная записка составляется в строгом деловом стиле. Заголовок начинается со слов «О нарушении» или «Касательно». В тексте документа с начала вместе с фактами излагается информация об отсутствии должностного лица на рабочем месте. В конце указывается просьба о взыскании, увольнении или смягчении наказания (если проступок совершается впервые).
Докладная записка оформляется сразу по истечению 4-х часов с момента, когда работник должен был явиться на свое рабочее место либо в конце рабочего дня и подписывается непосредственно начальником подразделения, в котором работает прогуливающий работник, затем направляется руководству организации.
Докладная записка будет являться основанием для затребования с работника письменных объяснений о причинах прогула, по содержанию которой работодатель примет решение о применении к работнику дисциплинарного взыскания.