Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе

Документ обновлен: 9/25/2020

      Трудовой кодекс Российской Федерации предоставляет Работодателю право применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения  за нарушение трудовой дисциплины, а именно прогул. Однако применение этой санкции в отношении работника требует соблюдения процессуального порядка и законности оснований.

      Прогулом признается:

      •  отсутствие на работе (вне пределов рабочего места) без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня, смены;
      • самовольное использование дней отдыха;
      • самовольный уход в отпуск. 

      Под "прогулом" понимается отсутствие на рабочем месте. Понятие "рабочее место" для конкретного Работника должно определяться в должностной инструкции Работника, Трудовом или Коллективном  договоре, приказах, инструкциях итд.

      Если же четкого понятия, что считать рабочим местом, в локальных актах или трудовом соглашении нет, то Трудовой кодекс дает общее определение, что рабочее место – это территория, куда Работнику нужно прибыть для выполнения возложенных функций. То есть – вся территория компании.

      В Трудовом кодексе  Российской Федерации отсутствует перечень причин отсутствия, которые могут быть признаны уважительными. В качестве уважительных причин судами признается отсутствие в связи с:

      • вызовом по повестке в органы внутренних дел или суд;
      • временной нетрудоспособностью, подтвержденной больничным либо выпиской из амбулаторной карты больного.

      Во всех остальных случаях работодатель сам решает вопрос об уважительности причин неявки на работу. И если работодателем будет дана предвзятая и необъективная оценка причин отсутствия, работник может быть восстановлен на работе.

      Работодатель должен использовать все возможные законные способы для поиска Работника. Рекомендуется направить по известному месту прописки и/или проживания Работника Уведомление на бланке организации Работодателя за подписью руководителя с требованием явиться к месту работы и/или предоставления письменных объяснений о причинах отсутствия, а также документов, доказывающих уважительность таких причин. Уведомление направляется с описью вложения (для последующего предъявления в суд с квитанцией об оплате почтового отправления). В письме необходимо указать срок, к которому сотруднику необходимо предоставить свои объяснения. Этот срок должен быть разумным, например, 15 календарных дней, и включать в себя время: почтовой пересылки адресату; фактического написания объяснения; обратной почтовой пересылки.

      1. Составить и подписать Акт об отсутствии работника на работе;
      2. оформить и подписать представленное Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе;

      Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе, а при длящейся неявке Работника к нему необходимо приложить и Акт(ы) об отсутствии работника на работе (экземпляры Работника), может быть передано одним из нижеуказанных способов:

      • нарочно под расписку на экземпляре уведомления Работодателя, при этом проконтролируйте, чтобы Работник указал фактическую (корректную) дату получения, подписал лично, а также самостоятельно прописал расшифровку своей подписи, т.е. фамилию, имя, отчество (при наличии) рукописным способом;
      • по почте обязательно регистрируемым почтовым отправлением (заказным письмом с уведомлением) и, целесообразно, с подробной описью вложения, т.е. с перечнем направляемых документов. В результате у Работодателя должны быть: квитанция о приеме оператором почты уведомления к отправлению, а также опись вложения (при наличии), что подтверждает факт направления уведомления и расписка(и) о вручении уведомления адресату (ам), что подтверждает факт вручения уведомления.

      Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации и иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данным правоотношением.