Архивация документов необходимая обязанность предприятия установленная законодательством. Ответственность за не выполнение или ненадлежащее выполнение архивных работ несет директор Компании. Документы подлежащие передачи в архив, должны соответствовать всем требования по оформлению дел перед сдачей в архив.
Когда документы передаются в архив, формируется дело, т.е. документы складываются последовательно и прошиваются, в начало дела вкладывается Лист-заверитель дела.
Листа-заверитель дела является приложением к "Процедуре архивации документов" это лист на котором отражается информация о документе: количество листов и их состояние. На данном листе в отведенной графе необходимо указать, состояние того или иного листа, если лист порван и заклеен, это отображается и указывается страница поврежденного листа, также если оригинал отсутствует это необходимо отметить, что подлинник отсутствует и отображается дата и номер акта об утрате и т.д. Вся подобная информация фиксируется на Листе-заверитель дела и подписывается лицом которое составляло этот лист также указывается дата составления. Существует установленная Коллегией Росархивов бланк Листа-заверителя дела, по данной форме, согласно законодательству был составлен представленный Лист-заверителя дела.
Предприятия, государственные учреждения, муниципальные образования, индивидуальные предприниматели и др. - это лица которые обязаны передавать в установленном порядке в архив документы, которые подлежат хранению в Архиве по всем утвержденным правилам.
Архивный фонд - госучреждение которое отвечает за сохранность всех сдаваемых в архив документов. Архивариус - человек работающий в архиве, принимающий документы для хранения.
Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации";
другими федеральными законами Российской Федерации.