Архивация документов необходимая обязанность предприятия установленная законодательством. Ответственность за не выполнение или ненадлежащее выполнение архивных работ несет руководитель Компании. Документы подлежащие передачи в архив, должны соответствовать всем требования по оформлению дел перед сдачей в архив.
Когда документы передаются в архив, формируется дело, т.е. документы складываются последовательно и прошиваются, опись вкладывается в начало дела. Форма внутренней описи документов дела является приложением к "Процедуре архивации документов" на которой отражается информация о документе: наименование документа, количество листов, нумерация документа, и при необходимости дополнительная информация которая отображается в графе примечание. Дела формируются в порядке по названию подразделения и по годам, если у дела несколько томов то каждому присваивается свой номер. Это нужно для упрощенного поиска необходимых документов хранящихся в деле, и отображения всех хранящихся в деле документов. Годовая опись документов дела подписывается лицом которое составило опись и работником архива, также указывается дата составления. Существует установленная Коллегией Росархивов Форма внутренней описи документов дела, по данной форме, согласно законодательству была составлена представленная Форма описи документов дела.
Предприятия, государственные учреждения, муниципальные образования, индивидуальные предприниматели и др. - это лица которые обязаны передавать в установленном порядке в архив документы, которые подлежат хранению в Архиве по всем утвержденным правилам.
Архивный фонд - госучреждение которое отвечает за сохранность всех сдаваемых в архив документов. Архивариус - человек работающий в архиве, принимающий документы для хранения.
Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации";
другими федеральными законами Российской Федерации.