Архивация документов это один из главных процессов организации, архивация представляет собой сохранность документов, которые в установленном порядке описываются, формируются и хранятся, отведенное и положенное время, для каждого вида документа свой срок хранения.
Архивация документов необходимая обязанность предприятия установленная законодательством. Ответственность за не выполнение или ненадлежащие выполнение архивных работ несет руководитель Компании, ответственность варьируется от тяжести нарушения, наказание может ограничится административным штрафом, а также достичь уголовной ответственности за подложенные документы. Документы подлежащие сдаче в архив, должны соответствовать всем требования по оформлению дел перед сдачей в архив.
Процедура предусматривает пошаговую инструкцию архивации документов. Рассматривает разновидность документов и сроки их хранения что позволит архивировать документы надлежащим образом и в срок. Предусмотрен порядок оформления документов перед сдачей в архив, так как документы необходимо правильно прошить и сознать опись, что тоже предусматривает данная процедура.
Процедура архивации документов составлена лаконично, легка в понимании и охватывает важные аспекты архивации дел.
Предприятия, государственные учреждения, муниципальные образования, индивидуальные предприниматели и др. - это лица которые обязаны передавать в установленном порядке в архив документы, которые подлежат хранению в Архиве по всем утвержденным правилам.
Архивный фонд - госучреждение которое отвечает за сохранность всех сдаваемых в архив документов. Архивариус - работник архива, принимающий дела при сдаче.
Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации";
Основными правилами работы архивов организации, одобренные решением Росархива;
другими федеральными законами Российской Федерации.