Архивация документов - это необходимая обязанность каждого предприятия, установленная законодательством. Ответственность за не выполнение или ненадлежащее выполнение архивных работ несет директор компании. Документы, подлежащие передаче в архив, должны соответствовать всем требованиям по оформлению дел перед сдачей в архив.
Когда документы передаются в архив, формируется дело, т.е. документы складываются последовательно и прошиваются. Форма описи дел является приложением к "Процедуре архивации документов", на которой отражается информация о документе: наименование документа, количество листов, срок хранения, нумерация документа, и при необходимости, дополнительная информация, которая отображается в графе "Примечание". Это нужно для упрощенного поиска необходимых документов, хранящихся в деле, и отображения всех хранящихся в деле документов, опись - это последовательный список. Опись дел подписывается составителем и принимающей стороной, также указывается дата составления и передачи в архив. Существует установленная Коллегией Росархивов Форма описи дел. По данной форме, согласно законодательству, была составлена представленная Форма. Она проста в заполнении, соответствует требованиям, содержит необходимые графы для последовательного отображения документов в деле.
Предприятия, государственные учреждения, муниципальные образования, индивидуальные предприниматели и др. - это лица, которые обязаны передавать в установленном порядке в архив документы, которые подлежат хранению в Архиве по всем утвержденным правилам.
Архивный фонд - госучреждение, которое отвечает за сохранность всех сдаваемых в архив документов. Архивариус - человек работающий в архиве, принимающий документы для хранения.
Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации";
другими федеральными законами Российской Федерации.