Архивация документов необходимая обязанность предприятия установленная законодательством. Ответственность за не выполнение или ненадлежащее выполнение архивных работ несет руководитель Компании. Документы подлежащие передачи в архив, должны соответствовать всем требования по оформлению дел перед сдачей в архив.
В результате развития компьютерных технологий, все больше документов храниться на электронных носителях, у организации появляется потребность составлять описи для электронных документов. Электронные описи являются самостоятельными. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения является приложением к "Процедуре архивации документов" на которой отражается информация о документе: наименование документа, количество записей, объем мегабайт, дата создания, и при необходимости дополнительная информация которая отображается в графе примечание. Это нужно для порядка, также упрощенного поиска необходимых документов, и отображения всех хранящихся документов. Существует установленная Коллегией Росархивов Форма описи электронных документов постоянного срока хранения, по данной форме, согласно законодательству была составлена представленная Форма описи электронных документов постоянного срока хранения.
Предприятия, государственные учреждения, муниципальные образования, индивидуальные предприниматели и др. - это лица которые обязаны передавать в установленном порядке в архив документы, которые подлежат хранению в Архиве по всем утвержденным правилам.
Архивный фонд - госучреждение которое отвечает за сохранность всех сдаваемых в архив документов. Архивариус - человек работающий в архиве, принимающий документы для хранения.
Федеральным законом "Об архивном деле Российской Федерации";
другими федеральными законами Российской Федерации.