Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска – обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. Однако на практике нередко встречаются ситуации, когда отправка сотрудника в отпуск может негативно отразиться на работе предприятия, или даже не является возможной. Кроме того, сотрудник может отказаться от положенного ему отдыха или настаивать на денежной компенсации за все дни отпуска.
Право сотрудника на отпуск возникает спустя полгода трудовых отношений на текущем месте работы, а в течение года непрерывного трудового стажа этим правом он должен воспользоваться. В порядке исключения отпуск можно перенести на следующий год, но на срок не более двух лет – это не противоречит трудовому законодательству. Когда это возможно?
Инициатива работодателя
В исключительных случаях работодатель имеет право перенести неиспользованный отпуск сотрудника на следующий трудовой год. Перенос выполняется с письменного согласия сотрудника. В качестве оснований может выступать реорганизация предприятия, повышенная загруженность, либо острая необходимость в сотруднике, например, если остальные временно нетрудоспособны. Непредоставление отпуска на протяжение двух и более лет является прямым нарушением трудового законодательства. Кроме того есть категории сотрудников, которым невозможно перенести отпуск на следующий год. Это работники в возрасте до 18 лет, а также те, чьи трудовые обязанности связаны с вредным или опасным производством.
Личная инициатива сотрудника
Работник вправе обратиться к директору с заявлением о переносе неиспользованного отпуска на следующий год. Причинами чаще всего выступают обстоятельства личного характера.
Иные основания переноса отпуска
По соглашению работодателя и сотрудника отпуск возможно перенести в следующих случаях:
- заболевание работника;
- исполнение сотрудником государственных обязанностей;
- несвоевременное уведомление работодателем сотрудника о предстоящем отпуске, либо неуведомление;
- несвоевременная выплата отпускных или их невыплата;
- в других случаях, предусмотренных федеральным законодательством и нормативными актами предприятия.
Какие риски ждут работодателя
При нарушении установленного Трудовым кодексом порядка предоставления отпусков, у работодателя возникает риск в виде административной ответственности, установленной в КоАП РФ (ч. 1, ст. 5.27). Это же справедливо и для ситуаций, когда сотрудник сам не желает использовать свой отпуск.
В случае обнаружения подобного рода нарушений, Государственная инспекция труда может обязать организацию отправить сотрудника в отпуск, а также назначить штраф.
Размеры штрафов
Для должностного лица КоАП РФ устанавливает штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей. В случае повторного нарушения порядка предоставления отпуска, штраф руководителю увеличивается до 10-20 тысяч рублей, в зависимости от обстоятельств.
Если предпринимательская деятельность ведётся без образования юридического лица (ИП), сумма штрафа аналогична: первое нарушение – 1-5 тысяч рублей, второе и последующие – от 10 до 20 тысяч рублей.
На юридическое лицо налагаются более серьёзные взыскания: штраф 30-50 тысяч рублей, если правонарушение совершено впервые. Если же трудовая инспекция фиксирует нарушение прав работника на отпуск, совершённое юридическим лицом не в первый раз, сумма штрафа составит 50-70 тысяч рублей.
Как минимизировать наступление риска
Трудовая инспекция назначает штраф, даже если сотрудник отказывался от использования законного отпуска по собственной инициативе. Работодатель должен следить за тем, чтобы подчинённые своевременно ходили в отпуска, а если кто-либо из подчинённых отказывается от права на отдых – это повод для замечания, или более серьёзного дисциплинарного взыскания с принудительной отправкой в отпуск. В таком случае нужно составить приказ о предоставлении отпуска, а если работник отказывается его подписывать, составляется акт, в котором фиксируется отказ работника знакомиться с содержанием приказа.
Основной внутренний документ, регламентирующий порядок и длительность отпусков сотрудников – график отпусков. Он должен быть доведен до каждого сотрудника под личную подпись. При составлении графика могут учитываться пожелания сотрудников о времени начала отдыха. Все рабочие часы сотрудника нужно обязательно фиксировать в табеле рабочего времени – это поможет избежать множества проблем при проверке.
Есть и альтернативные варианты компромисса между работником и работодателем. Например, можно уволить сотрудника с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск, а затем вновь нанять, но это не лучший вариант для работника: непрерывный трудовой стаж будет нарушен. К тому же злоупотребление этим способом может вызывать вопросы у ГИТ во время плановой проверки.
Кроме того, распространен следующий вариант действий. Сотруднику оформляется отпуск, во время которого он работает на предприятие по договору подряда. В этом случае сотрудник не теряет в деньгах, а работодатель не лишается подчинённого на время отпуска. Но, если эта схема станет известна представителям трудовой инспекции, то вероятно наложение административного взыскания за сокрытие фактических трудовых отношений. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)
Перенос отпуска на следующий год – отличный вариант, но нужно учитывать, что такая возможность присутствует далеко не всегда. К тому же два раза подряд перенести отпуск не выйдет, нужны альтернативные варианты решения в такой ситуации.
Еще один из способов – предоставить непрерывный отпуск в течение 14 дней, а оставшиеся дни неизрасходованного отдыха поставить на выходные. Минусы те же: инспекция может инициировать углубленную проверку этого факта. Впрочем, можно минимизировать вероятность неблагоприятного исхода, «захватывая» в отпуск 1-2 смежных рабочих дня: до или после таких выходных.
В интересах работодателя – мирное взаимодействие с сотрудником и поиск обоюдовыгодного решения. Проще не допускать возникновения спора, чем разрешать его в процессе проверки, либо в последующем судебном разбирательстве.
Что делать если риск наступил
Если при нарушении, несмотря на все меры предосторожности, организацией всё-таки заинтересовалась трудовая инспекция, вероятность благоприятного исхода небольшая, но она всё же есть.
Информация о возникновении открытой проверки появляется в открытом доступе на сайте Государственной инспекции труда, поэтому имеет смысл регулярно проверять информацию.
В первую очередь нужно проверить и привести в порядок все документы, касающиеся отпусков и рабочего времени сотрудников.
Прежде всего это:
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- штатное расписание.
Если эти документы были не до конца оформлены, не заполнены или вообще не созданы – хороший повод как можно скорее заняться этим.
Вносить в документы ложные сведения смысла нет: если проверка внеплановая – подлог неизбежно вскроется в процессе рассмотрения жалобы, а за это предусмотрена уголовная ответственность. Если же проверка плановая, вероятность вскрытия подлога меньше, но нужно трезво оценивать риск, чаще всего он необоснован.
Если же работник направил жалобу в инспекцию, нужно попросить его отозвать жалобу как можно скорее, до начала инициации проверки. Возможно придётся искать компромисс, но это позволит работодателю сэкономить время и деньги.