Законодательство обязывает всех работодателей проводить различные виды инструктажей для работников непосредственно во исполнение обязанностей по обеспечению компанией условий охраны и безопасности труда (статья 212 ТК РФ). Одним из таких инструктажей является первичный инструктаж. Он проводится для всех без исключения новых работников, лиц, пришедших на обучение и командированных в компанию. Без первичного инструктажа допускать лицо к работе запрещается. Инструктажи проводятся непосредственно по специальным программам, разработанным и утвержденным в компании на основании рекомендованных программ, но с учетом особенностей деятельности предприятия. Инструктаж проводит непосредственный руководитель работника либо имеющийся специалист по безопасности и охране труда. Чтобы зафиксировать факт проведения инструктажа, ведется специальный журнал, куда заносятся сведения по каждому работнику, кто прошел первичный инструктаж.
Отсутствие на предприятии такого журнала может привести к штрафам при проверке на предмет соблюдает ли работодатель свою обязанность про проведению инструктажа, поскольку подтвердить, что работники должным образом проинструктированы можно только предъявив такой журнал. Так, например, дата первичного инструктажа в журнале должна совпадать с датой первого рабочего дня работника, а также инструктировать лицо должен не любой сотрудник, а только тот, кто согласно локальному акту компании уполномочен для этого. Поэтому, такой журнал позволяет доказать, что работники инструктаж прошли своевременно, в полном объеме и у надлежащего лица.
Журнал может быть разработан самостоятельно предприятием. В журнале отражаются следующие сведения:
Дата начала ведения журнала;
Дата проведения инструктажа;
ФИО инструктируемого, год рождения, должность или профессия;
Подразделение, в которое он направляется на работу;
Данные об инструктирующем сотруднике;
Подписи инструктируемого и инструктирующего.