Проект номенклатуры дел

Документ обновлен: 10/23/2020

      В процессе деятельности любой организации накапливает большое количество различных бумаг: приказы по производственной и трудовой деятельности, переписка с внешними контрагентами, внутренняя переписка предприятия, документация делопроизводства и другие документы. Весь этот объем документации требуется систематизировать, чтобы в любой момент заинтересованное лицо без труда смогло найти нужный ему документ и использовать в своей работе. Для систематизации всех документов предприятия используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.

      Понятие "номенклатуры дел" закреплено в "Основных Правилах работы архивов организаций",  одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Так в указанных Правилах установлено, что номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. 

      Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет) хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

      После того как руководитель организации издал распоряжение (приказ) о разработке номенклатуры дел все Работники, участвующие в производственных процессах предприятия, разрабатывают свою часть номенклатуры дел. Затем ответственное лицо консолидирует все части, в результате чего получается Проект номенклатуры дел, готовый к утверждению первым руководителем.

      Все структурные подразделения организации, например, службы, департаменты, отделы, группы, участки.

      • наименование дел и папок;

      • индексы и заголовки дел и папок, количество томов;

      • указание на сроки хранения и номер статьи в соответствии с установленным перечнем.

      • Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
      • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом  Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изменениями от 16.02.2016).