В процессе деятельности любой организации накапливает большое количество различных бумаг: приказы по производственной и трудовой деятельности, переписка с внешними контрагентами, внутренняя переписка предприятия, документация делопроизводства и другие документы. Весь этот объем документации требуется систематизировать, чтобы в любой момент заинтересованное лицо без труда смогло найти нужный ему документ и использовать в своей работе. Для систематизации всех документов предприятия используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.
Понятие "номенклатуры дел" закреплено в "Основных Правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Так в указанных Правилах установлено, что номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет) хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.
После того как руководитель организации издал распоряжение (приказ) о разработке номенклатуры дел все Работники, участвующие в производственных процессах предприятия, разрабатывают свою часть номенклатуры дел. Затем ответственное лицо консолидирует все части, в результате чего получается Проект номенклатуры дел, готовый к утверждению первым руководителем.
Все структурные подразделения организации, например, службы, департаменты, отделы, группы, участки.
наименование дел и папок;
индексы и заголовки дел и папок, количество томов;
указание на сроки хранения и номер статьи в соответствии с установленным перечнем.