В процессе деятельности любой организации накапливает большое количество различных бумаг: приказы по производственной и трудовой деятельности, переписка с внешними контрагентами, внутренняя переписка предприятия, документация делопроизводства и другие документы. Весь этот объем документации требуется систематизировать, чтобы в любой момент заинтересованное лицо без труда смогло найти нужный ему документ и использовать в своей работе. Для систематизации всех документов предприятия используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.
Понятие "номенклатуры дел" закреплено в "Основных Правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Так в указанных Правилах установлено, что номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет) хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.
Процесс внедрения в организации номенклатуру дел описан в Инструкции по составлению и утверждению номенклатуры дел.
виды номенклатуры дел;
порядок составления, изменения и утверждения номенклатуры дел;
содержание и порядок заполнения номенклатуры дел;
определение сроков хранения дел;
составление итоговой записи номенклатуры дел.
Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изменениями от 16.02.2016).