В процессе деятельности любой организации накапливает большое количество различных бумаг: приказы по производственной и трудовой деятельности, переписка с внешними контрагентами, внутренняя переписка предприятия, документация делопроизводства и другие документы. Весь этот объем документации требуется систематизировать, чтобы в любой момент заинтересованное лицо без труда смогло найти нужный ему документ и использовать в своей работе. Для систематизации всех документов предприятия используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.
Понятие "номенклатуры дел" закреплено в "Основных Правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Так в указанных Правилах установлено, что Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Для того, чтобы начать процедуру разработки номенклатуры дел на предприятии его руководитель должен издать соответствующее распоряжение (приказ). Приказ о составлении (разработке) номенклатуры дел является распорядительным документом Работодателя и обязателен для исполнения всеми Работниками. Приказ издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел. Приказ не имеет унифицированной формы и составляется в произвольной форме. Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии с Перечнем типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.