В процессе деятельности любой организации накапливает большое количество различных бумаг: приказы по производственной и трудовой деятельности, переписка с внешними контрагентами, внутренняя переписка предприятия, документация делопроизводства и другие документы. Весь этот объем документации требуется систематизировать, чтобы в любой момент заинтересованное лицо без труда смогло найти нужный ему документ и использовать в своей работе. Для систематизации всех документов предприятия используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел.
Понятие "номенклатуры дел" закреплено в "Основных Правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Так в указанных Правилах установлено, что Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
После того как на предприятии разработана номенклатура дел её следует утвердить соответствующим распоряжением (приказом) руководителя. Приказ об утверждении номенклатуры дел является распорядительным документом Работодателя и обязателен для исполнения всеми Работниками. Приказ не имеет унифицированной формы и составляется в произвольной форме. Приказ регистрируется в соответствующем журнале приказов по основной деятельности. Хранить его нужно постоянно в соответствии Перечнем типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.