В процессе трудовой детальности нередки случаи, когда работник причиняет ущерб имуществу фирмы. При этом, оно может быть вверено ему как на основании договора о материальной ответственности, либо ущерб может быть причинен работником, ценности которому переданы по разовому документу. В любом случае факт ущерба нужно зафиксировать документально. Чтобы установить размер и виновных лиц, в соответствии со статьей 247 ТК РФ, руководство обязано безотлагательно провести проверку для того, чтобы установить размер ущерба и его причины. В ходе установления причин, помимо иных действий, в первую очередь следует срочно затребовать у виновного работника объяснительную в письменной форме по факту произошедшего.
Нередки случаи, когда сотрудник отказывается давать письменные объяснения в связи с содеянным и подписывать какие-либо документы по факту причинения ущерба. В этой ситуации руководитель должен документально оформить такой отказ. Надлежащее оформление отказа сотрудника в дальнейшем может быть использовано как доказательство, что компания исполнила свою обязанность по выяснению обстоятельств произошедшего, тогда как работник от каких-либо объяснений своего поступка уклонился. Поэтому не нужно пренебрегать этим документом. Ведь его отсутствие является фактом того, что работодатель нарушил порядок, установленный законом. Отказ сотрудника не является препятствием для взыскания ущерба или привлечения к дисциплинарной ответственности в связи с этим.
Отказ сотрудника предоставить свои объяснения оформляется актом. Форма акта законодательно не утверждена. Акт составляется работодателем самостоятельно. Акт составляется в свободной форме в присутствии не менее двух свидетелей из числа сотрудников компании. С Актом, по возможности работник должен быть ознакомлен под подпись, либо Акт зачитывается ему вслух при свидетелях.
Акт об отказе работника давать объяснения должен содержать:
Дату, место и время составления акта;
ФИО, должность лица, составляющего акт;
ФИО и должности лиц, в присутствии которых акт составляется;
Указание на факт ущерба, документы, которые его устанавливают;
Обстоятельства причинения ущерба, его вид и размер;
ФИО и должность виновного лица;
Факт отказа от дачи объяснений;
Указание на то, мотивировал ли сотрудник свой отказ или нет и каким образом;
Отметку о том, что работник отказался от подписи об ознакомлении с актом.