Общество с ограниченной ответственностью (далее Общество) ежегодно на общем собрании участников утверждает итоги своей работы, а также достижения за год. Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов рассматривается только собранием участников, которое должно состояться после окончания финансового года не позже четырех месяцев и не раньше двух месяцев. Так как организатором собрания является исполнительный орган Общества, то он обязан в течение тридцати дней до назначенной даты собрания ознакомить всех участников с финансовой отчетностью, предоставить им копии этих документов.
Кроме этого, на собрании распределяется чистая прибыль между участниками Общества пропорционально их долям. Но распределение может осуществляться по другому, как указано в уставе. Общество имеет право проводить распределение чистой прибыли каждый квартал, один раз в полгода или один раз в год. Это также зависит от того, какой порядок указан в уставе. Общество может и не проводить распределение прибыли, это является правом, а не обязанностью. Если прибыль распределяется за год, тогда проводится очередное общее собрание, если прибыль распределяется по итогам квартала или полугодия, тогда проводится внеочередное собрание. Если для распределения прибыли нет законных оснований и препятствий, то собрание участником может смело переходить к этому вопросу.
По итогам рассмотрения и обсуждения вышеуказанных тем составляется протокол в письменной форме. Составлением протокола занимается секретарь, которого избирают участники на собрании. Протокол может быть составлен секретарем от руки или на компьютере. В протоколе секретарь указывает, какие вопросы рассматривались, кто из участников выступал, кратко описывает выступление каждого участника, акцентируя внимание только на важные моменты, и какое решение в итоге было принято собранием.
Таким образом, чистая прибыль распределяется на основании решения участников, составленного в виде протокола.
Надо особо отметить, что собрание посвященное этой теме не может быть проведено заочно, для рассмотрения этих вопросов нужно присутствие участников и проведение собрания.
Участники юридического лица, которые утверждают годовую финансовую отчетность и распределяют между собой чистую прибыль.
Форма протокола произвольная. Общество самостоятельно составляет протокол. Есть требования, которые нужно соблюдать при его составлении. Так как собрание, посвящённое этой теме, проводится только в присутствии участников (очное голосование), в протоколе обязательно должны быть прописаны следующие моменты:
дата, местное время и где было проведено собрание;
список и данные участвовавших лиц;
повестка собрания на тему утверждения финансовой отчетности и распределение чистой прибыли;
итоги голосования;
кто занимался подсчитыванием голосов;
а также те лица, которые голосовали против тех или иных решений и потребовали указать это в протоколе.
В протоколе обязательно надо указать срок и порядок выплаты чистой прибыли, за какой период выплачивается, размер прибыли, распределяется полностью или частично. Если прибыль распределена частично, то нужно указать на какие цели будет направляться оставшаяся не распределённая часть.
Протокол содержит сведения о присутствующих и приглашенных лицах. Если присутствующих лиц меньше десяти, то всех можно указать в самом протоколе. Если присутствовали больше десяти лиц, тогда будет удобно и правильно внести всех в регистрационный лист, в виде приложения к протоколу.
Приглашенных на собрание лиц надо указать после слова «Приглашенные».
Присутствие того или иного участника на собрании, самостоятельное голосование без какого либо вмешательства или давления, личное проставление подписи под принятым решением должно быть подтверждено. Это нужно для предотвращения возникновения неблагоприятных последствий в будущем. Варианты для подтверждения следующие:
удостоверение нотариусом (для этого присутствие нотариуса не обязательно, можно удостоверить подписи и после того, как будет составлен протокол и подписан всеми участниками);
средства и пути, регламентированные в уставе;
протокол подписывается всеми участниками, присутствующими на собрании.
После составления протокола ответственные лица или секретарь собрания в течение десяти дней должны направить всем участникам его копию.
Протокол является важным и необходимым документом, поэтому к его хранению нужно отнестись ответственно. Протокол подшивается в книгу протоколов и в любое время по запросу участника предоставляется на ознакомление. Если участники потребуют выдать им выписки из книги протоколов, то исполнительный орган должен удостоверить и выдать им требуемый документ. К протоколу также необходимо подшить экземпляр годовой финансовой отчетности, а также документы подтверждающие наличие и сумму не распределенной чистой прибыли.
Протокол должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания.
статьями 67.1, ст.181.2 Гражданского кодекса Российской федерации;
статьями 28, 29, 33, 36, 37 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.1998 N 14-ФЗ;