Специалист по кадровому делопроизводству ежедневно имеет дело с большим количеством кадровой документации. Это приказы, распоряжения, личные карточки работников, трудовые книжки. Каждый из этих документов заполняется в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации. Даже ошибка в одной цифре или букве при заполнении документации может стать причиной серьезных неприятностей в дальнейшем. Запросить документы для проверки может ГИТ, а при наличии жалоб от работников запрошенный перечень бумаг придется предоставить в суд или прокуратуру.
Какие риски ждут работодателя
Наибольшее количество ошибок работодатель и его представители, которые занимаются оформлением кадровой документации, допускают при приеме на работу. Именно на этом этапе кадровику фирмы приходится подготовить такие документы, как:
- направление на предварительный медицинский осмотр;
- приказ о зачислении на работу;
- трудовой договор;
- согласие на работу персональными данными;
- договор о материальной ответственности;
- уведомление для прежнего места работы, если принятый сотрудник ранее являлся государственным или муниципальным служащим;
- личная карточка Т-2.
Со всеми этими документами, кроме уведомления для прежней работы, работник должен ознакомиться и подписать их. Основанием для издания и направления уведомления на предыдущее место работы, где уволенный человек занимал должность госслужащего, является его письменное заявление. При этом это может быть не самое последнее место работы, а одна из должностей, которые занимал оформленный рабочий в течение последних двух лет. Письмо с уведомлением на прежнее место работы должно быть направлено в течение 10 дней, иначе работодатель несет ответственность согласно статье 19.29 КоАП. За правонарушение налагаются штрафные санкции в размере:
- от 2 тыс. р. до 4 тыс. р. на физическое лицо;
- от 20 тыс. р. до 50 тыс. р. на должностное лицо;
- 100 тыс. р. до 500 тыс. р. на юридическое лицо.
Кроме того, при оформлении нового сотрудника, его необходимо ознакомить с внутренними нормативными актами, где в графе «ознакомлен» он должен поставить подпись. В Трудовом кодексе процесс приема на работу регулируется 11 главой.
Среди работодателей распространены следующие ошибки при приеме на работу, которые рассматриваются как административное правонарушение:
- не был издан договор или приказ о зачислении на работу, работник не был с ними ознакомлен под роспись;
- работнику не был выдан второй экземпляр трудового договора;
- включение в обязательный перечень документов для оформления на работу свидетельства ИНН, которое, согласно ст. 65 ТК, не является обязательным;
- прием на работу военнообязанного гражданина без военного билета, ненадлежащее ведение воинского учета, непредставление данных в местный военкомат;
- оформление на должность, требующую наличия определенной квалификации, без документа о получении соответствующего образования;
- установление испытательного срока для лиц, испытание для которых запрещено статьей 70 ТК РФ;
- заключение срочного договора без оснований на это;
- отсутствие договора материальной ответственности у материально ответственных работников.
Немало нарушений работодатель и его представитель в лице специалиста по кадрам рискует совершить и в процессе дальнейшей работы.
- Сотрудник не ознакомлен с локальными актами.
- Работник не уведомлен о внесении изменений в договор, к трудовому договору не было издано дополнительное соглашение.
- Специалисту было отказано в выдаче трудовой книжки на руки.
- Рабочий не был включен в график отпусков.
- Ненадлежащее ведение карточки Т-2, личного дела, табеля.
- Не предоставление отпуска согласно графику.
- Несвоевременная выплата отпускного пособия или выплат при увольнении, а также невыплата премий и надбавок, указанных в локальных актах организации.
- Работник не был ознакомлен с изданными ранее приказами (о переводе, возложении дополнительных обязанностей, увольнении и др.)
- Ненадлежащее ведение журнала учета трудовых книжек.
- Неправильное проведение процедуры сокращения численности штата.
Ответственность за несоблюдение закона в сфере кадрового делопроизводства наступает в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Руководителю компании выносится предупреждение или налагается административный штраф:
- Для должностных лиц и ИП размер штрафа составляет от 1 тыс. р. до 5 тыс. р.
- При повторном аналогичном проступке размер штрафа возрастает и составляет от 10 тыс. р. до 20 тыс. р.
- Также законом предусмотрена возможность дисквалификации должностного лица с занимаемой должности на срок от года до 3-х лет.
На работодателя, как на юр. лицо, за ненадлежащее ведение кадровой документации налагается штраф
- От 30 тыс. р. до 50 тыс. р. за впервые выявленное нарушение,
- За повторное нарушение минимальный размер выплаты составит 50 тыс. р., а максимальный – 70 тыс. р.
Также данная статья предусматривает ответственность за незаключение договора с сотрудником или его неверное издание. В этом случае должностному лицу грозит штраф
- до 20 тыс. р., ИП – до 10 тыс. р.,
- юридическому лицу – до 100 тыс. р.
- При выявлении повторного подобного нарушения размер административного штрафа возрастает.
Допуск к работе лица, не получившего на это соответствующих полномочий от работодателя (т.е. не заключившего трудовой договор), влечет штрафные санкции
- От 3 тыс. р. до 5 тыс. р. для гражданина и от 10 тыс. р. до 20 тыс. р. для должностного лица.
Как минимизировать наступление риска
Любой работодатель может узнать о предстоящей проверке ГИТ заблаговременно. На сайте местного отделения инспекции в начале года появляется список фирм, которые планируется проверить в течение года. При этом бывает указан месяц проверки. Это время дается на приведение в порядок всей документации. Как правило, проверка начинается с ознакомлением порядка ведения кадрового делопроизводства. Минимизировать риски работодатель может следующим образом.
- Проверить наличие и надлежащее оформление внутренних нормативных актов. Они должны быть согласованы с профсоюзным органом организации, а все работники ознакомлены с актами.
- Дополнить трудовые договоры дополнительными соглашениями, если в договор были внесены изменения. Договор должен быть составлен в соответствии со статьей 57 трудового законодательства.
- Опломбировать книгу учета трудовых книжек, если она не опломбирована.
- Проверить правильность ведения карточек Т-2, дополнить их недостающими подписями сотрудников.
- Дополнить приказы всеми недостающими подписями.
Инспекция должна уведомить работодателя о проверке письменно. Уведомление в организацию направляется почтой, или инспектор сам доставляет его в компанию. При этом он заранее предупреждает, копии каких документов ему потребуются для проверки. Это облегчает работу кадровикам, так как они будут знать какую документацию конкретно нужно привести в порядок.
Что делать если риск наступил
По итогам проверки инспектор выпишет акт, если нарушений нет, или акт и предписание, если нарушения были выявлены. В предписании указываются вид нарушения и срок, в который оно должно быть устранено.
При обнаружении нарушений административный штраф неизбежен, разница будет состоять лишь в том, на кого он будет наложен. Работодатель вправе обжаловать предписание в течение 10 дней. На выплату штрафа ему отводится срок в 70 дней.
Как показывает практика, работодатели не спорят с инспектором и выплачивают штрафы. Сумма административного штрафа не так велика, чтобы портить дальнейшие отношений с трудовой инспекцией.