Спецификация является письменным приложением к Договору мены, оформленным в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору и:
представляет собой документ, по которому производится сделка, где указан ассортимент или перечень обмениваемых товаров (имущества);
если непосредственно в тексте договора мены указывается общее название и описание обмениваемых товара (имущества), то спецификация содержит всю конкретизирующую характеристику.
Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:
ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько;
перечисление единиц товара согласно с пунктами пронумерованного списка;
точное описание каждой единицы товара в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями;
единицы измерения, количество, цена одной единицы товара и сумма по каждой позиции;
в обязательном порядке должна быть указана общая сумма по спецификации без НДС, а затем с НДС;
подписи уполномоченных должностных лиц сторон договора, заверенные печатями (для юридических лиц);
Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих договорные отношения.
Спецификация обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением договора.
Согласно с позициями нормативных документов, которые на сегодняшний день приняты для бухгалтерского, финансового, экономического и товарного учета существуют строго определенные правила по ее заполнению.
Необходимо учитывать наличие всех требуемых реквизитов, перечисленных выше, их точное воспроизведение и соответствие фактическим данным. Кроме этого, особенно важно точно указывать полное номенклатурное название товара, его технические параметры, присутствующие в нем.