Договорные правоотношения широко распространены. Многие сделки закрепляются подписанием соответствующего договора. Согласно законодательству, обязательства должны исполняться принявшей их стороной надлежащим образом. Однако, по тем или иным причинам могут возникать ситуации, в которых одна из сторон договора может не исполнить действия, определенные для нее договором. Чаще всего, в таком случае, сторона, потерпевшая убытки или иные неудобства в результате таких умышленных или неумышленных действий своего контрагента, направляет ему претензию.
Сторона, получившая претензию, независимо от изложенных в ней доводов и объёма требований, должна предоставить отправителю мотивированный, аргументированный и грамотный ответ на претензию. При этом каждый довод в ответе должен быть подтвержден документально.
Ответ должен быть предоставлен в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии - в тридцатидневный срок.
Непредоставление ответа является основанием для подачи отправителем претензии в суд иска для защиты своих прав.
Утвержденной законодательством формы ответа на претензию не существует. Ответ составляется письменно, юридическим лицам и ИП можно разместить его на фирменном бланке, но это не обязательное требование.
В нем обязательно указываются:
данные отправителя претензии, его известные реквизиты;
реквизиты претензии, ответ на которую направляется: входящий/ исходящий номер, дата получения, суть требований.
Ответ на претензию подписывается первым руководителем юридического лица, физическим лицом или представителем на основании доверенности. Если ответ подписывается представителем, то к ответу необходимо приложить копию доверенности.
Ответ направляется почтовой связью на адрес Кредитора заказным письмом с уведомлением. Также ответ может быть вручен нарочно Кредитору, в этом случае претензия составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается Кредитору, а на втором экземпляре проставляется отметка о получении Кредитором ответа с указанием даты получения.
Если в Ответе на претензию, направляющая его сторона признает претензию и находит доводы в ней обоснованными, то составление грамотного ответа на претензию поможет уладить нарастающий конфликт между сторонами, сэкономить финансы и исключить возможные расходы связанные с возмещением государственной пошлины пострадавшей стороне в связи с подачей в суд искового заявления, расходов на услуги представителя и дальнейших расходов связанных с исполнением судебного акта.
В таком случае необходимо в ответе изложить- в связи с чем возникло нарушение исполнения обязательства и что явилось препятствием. Для того чтобы не выглядеть в глазах отправителя претензии голословным и несерьезным, желательно приложить к ответу доказательства в виде документов и сведений в качестве подтверждения уважительных причин неисполнения обязательства.
Если составитель ответа на претензию не признает претензию и находит доводы в претензии необоснованными, тогда необходимо в ответе изложить причины по которым он не признает претензию, с указанием на пункты Договора, статьи законодательства, привести в пример имеющиеся доказательства и сведения.