Решение о смене исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью (в дальнейшем - Общество или ООО) принимают участники путём оформления решения через голосование на общем собрании участников. Участники ООО могут проводить общее собрание двумя способами, это подробно описано в законодательстве, а именно сказано что участники юридического лица могут лично присутствовать на собрании, а также их интересы могут представлять представители на основании нотариально выписанной непосредственно самим участником доверенности, и еще участники имеют право голосовать с помощью бюллетеней для заочного голосования без проведения собрания.
Если заседание проводится путем заочного голосования, то все условия проведения такой процедуры определяются внутренними документами ООО, где регламентируется порядок сообщения всем лицам, участвующим в голосовании, о проведении общего собрания, возможность ознакомиться до начала голосования со всей информацией и материалами повестки дня, порядок внесения в повестку дня дополнительных вопросов в случае необходимости, срок завершения процедуры голосования посредством заполнения и направления Бюллетеней.
В течение установленного срока заполненный бюллетень должен быть направлен в адрес Общества для оформления протокола заочного голосования. Поступившие в Общество бюллетени должны быть зарегистрированы в журнале регистрации бюллетеней с указанием даты и времени их поступления. Законодательство об обществах с ограниченной ответственностью не регламентирует порядок проведения заочного голосования и порядок и сроки хранения бюллетеней. Эти вопросы должны регулироваться Уставом Общества. Однако, Федеральный закон обязывает Общество хранить документы, в том числе протоколы общих собраний участников. В этой связи Бюллетени заочного голосования рекомендуется хранить вместе с протоколами общих собраний участников.
статьёй 38 и иными нормами Федерального закона от 08.02.1998 No 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".