Решение о заключении обществом с ограниченной ответственностью (далее Общество или ООО) крупной сделки или сделки с заинтересованностью могут принимать участники Общества (незаинтересованные участники) или члены (незаинтересованные члены) Совета директоров (Наблюдательного совета) на общем собрании.
Участники ООО могут проводить общее собрание двумя способами, это подробно описано в законодательстве, а именно сказано что участники юридического лица могут лично присутствовать на собрании, а также их интересы могут представлять представители на основании нотариально выписанной непосредственно самим участником доверенности, и еще участники имеют право голосовать с помощью бюллетеней для заочного голосования без проведения собрания.
Все правила заочного голосования рекомендуется регламентировать локальными документами Общества.
Когда проводится голосование в виде заполнения Бюллетеней, то данный Бюллетень вручается под личную подпись каждому участнику, либо его представителю у которого есть полномочия на участие в заочном заседании, и которые были зарегистрированы для участия в заседании.
Если вышеуказанная процедура производится бюллетенями, то засчитываются только такие голоса по которым проставлен только один из возможных вариантов ответа, например "за" или "против", а если Бюллетени заполнены без соблюдения этого условия, то есть, голосующий не проставил ответ или проставил сразу два или три ответа, например и "за" и "воздержался", они будут признаны недействительными.
В течение установленного срока заполненный бюллетень направляется проголосовавшим лицом в адрес Общества для оформления протокола заочного голосования. Поступившие в Общество бюллетени должны быть зарегистрированы в журнале регистрации бюллетеней с указанием даты и времени их поступления. Бюллетени заочного голосования рекомендуется хранить вместе с протоколами общих собраний участников.
статьёй 38 и иными нормами Федерального закона от 08.02.1998 No 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".