Решение ряда вопросов по управлению деятельностью юридических лиц отнесено Федеральными законами и Гражданским кодексом к компетенции их высших органов управления (участников, акционеров, членов и т.д.), которые должны принимать решения по таким вопросам путём голосования на общем собрании.
Однако, члены высшего органа управления юридического лица не всегда располагают временем и возможностью для личного присутствия на всех заседаниях общего собрания. В этой ситуации общее собрание может проходить в форме заочного голосования, т.е. опросным путем. Заочное голосование может проводиться путем обмена документами, например, бюллетеней для голосования. Бюллетени должны быть обязательно направлены каждому члену высшего органа управления юридического лица таким способом, чтобы остались доказательства направления, например, по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.
Член высшего органа управления юридического лица - физические или юридические лица, которые являются участником общества с ограниченной ответственностью, акционером акционерного общества, члены общественных объединений, члены высших органов управления иных юридических лиц различных организационно-правовых форм.
полное фирменное наименование и место нахождения юридического лица;
дата, место, время проведения общего собрания;
дата окончания приема бюллетеней и адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени при проведении заочного голосования;
наименование и реквизиты члена высшего органа управления, а также сведения о лице, уполномоченном голосовать от его имени;
вопросы повестки дня;
формулировки принятых решений;
варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками: "за", "против" или "воздержался";
указание на способ волеизъявления члена высшего органа управления (например, путём проставления галочки напротив варианта решения);
иные сведения в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица и требования действующего законодательства.
В течение установленного срока заполненный бюллетень должен быть направлен в адрес юридического лица для оформления протокола заочного голосования. Законодательство не регламентирует порядок проведения заочного голосования, порядок и сроки хранения бюллетеней. Эти вопросы должны регулироваться Уставом юридического лица. Вместе с тем, некоторые Федеральные законы обязывают юридическое лицо хранить документы, в том числе протоколы общих собраний. В этой связи Бюллетени заочного голосования рекомендуется хранить вместе с протоколами общих собраний.
главой 9.1. (Решения собраний) и иными нормами Гражданского кодекса РФ;
Федеральными законами РФ, регулирующими правовое положение юридических лиц, права и обязанности участников и органов юридических лиц.