Претензионное письмо - это письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею разного рода обязательств, попытке изменить их условия в одностороннем порядке.
При заключении договора стороны оговаривают порядок предъявления претензий, сроки их предъявления, права и обязанности сторон в связи с предъявлением претензий, способы их урегулирования, а также в договоре должна быть ссылка с указанием, каким документом подтверждается претензия (актом экспертизы, коммерческим актом, актом приемки, протоколом испытаний или др.).
Транспортная компания, принимая от клиента груз, несет полную ответственность за него. Грузополучатель при неудовлетворении качеством или сроками оказанной услуги вправе обратиться к грузоперевозчику с претензией по возмещению нанесенного ущерба.
Если транспортная компания не является продавцом, а представляет собой лишь субподрядчика, тогда необходимо изначально выяснить, по чьей вине появился дефект товара.
На практике существуют следующие причины для предъявления претензии:
нарушение сроков поставки,
нарушение упаковки или груза;
нарушения сроков подачи исправного транспортного средства в состоянии, пригодном для перевозки соответствующего груза;
иные причины.
Претензия оформляется в виде письма в адрес транспортной компании. В ней указываются данные о получателе и перевозчике, характеристика груза, даты и особые указания к перевозке, номер и дата транспортной накладной и иные обстоятельства, имеющие значение для рассмотрения спора.
К претензии следует прилагать расчёты суммы задолженности, ущерба, штрафных санкций и пени, произведенные согласно условиям договора и/или требованиям законодательства, подтверждающие причиненный ущерб либо убытки, а также подтверждающий обоснованность предъявления суммы неустойки, пени, штрафных санкций.