Исполнительный орган любого юридического лица действует от имени этого лица без доверенности. Это означает, что получить у поставщика товарно-материальные ценности, поставленные по договору поставки или купли-продажи, первый руководитель может при предъявлении паспорта и документа, подтверждающего его полномочия как первого руководителя, например, копии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или копии решения о его назначении на должность. Однако, товарно-материальным обеспечение организации занимаются, как правило, не руководители, а специалисты, в должностных полномочиях которых прописаны указанные функции. В этом случае лицо, получающее материальные ценности, должно предъявить поставщику специальный документ - доверенность, подтверждающую его полномочия получить товары от имени организации - покупателя.
Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются следующие унифицированные формы доверенностей:
Доверенность должна быть подписана первым руководителем и скреплена печатью организации. Для получения груза предъявляется только оригинал доверенности. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность на получение груза от физического лица выдается нотариусом.