При оформлении трудовых отношений в обязанности работника входит предоставление документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса РФ. У работодателя также имеется корреспондирующая обязанность – затребовать эти бумаги. Но если руководитель организации запросит у служащего документы, не являющихся обязательными в соответствии с законом, ему может грозить наступление рисков, о которых расскажем ниже.
Начало трудовых правоотношений предполагает их обличение в форму письменного документа – трудового договора. Для его составления работник, в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса обязан представить в отдел кадров следующие документы:
- паспорт (иную бумагу, которая удостоверит личность работника);
- трудовая книжка (если работник не трудоустраивается впервые или по совместительству);
- СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета);
- военный билет;
- документ об образовании;
- справку о наличии\отсутствии судимости, если на замещаемой должности не могут работать граждане, имеющие судимость;
- справка о наличии\отсутствии административного наказания за употребление наркотических или иных веществ.
Законодатель в данном перечне не ставит точку, а только лишь уточняет, что иными нормативными правовыми актами могут быть установлены дополнительные требования к перечню документов для отдельных профессий.
Но есть ограничения: если ни одним законным или подзаконным актом требований к дополнительным документам не установлено, работодатель не вправе их требовать с работника и тем более отказывать в приеме на работу ввиду отсутствия таких бумаг.
Например, когда гражданину устанавливают группу инвалидности, он не обязан представлять справку работодателю, за исключением случаев, когда ему необходимо изменить условия труда. То есть обнародование необязательных документов, по мнению, законодателя – право служащего. Но только в том случае, если требования к занимаемой должности позволят ему продолжать работу.
Какие риски ждут работодателя?
- Правовой – привлечение к административной ответственности в случае отказа в принятии на работу граждан, не представивших необязательные документы по ст. 5.27 КоАП РФ, если работник обратится в трудовую инспекцию; участие в судебном разбирательстве, в случае посещения служащим суда для защиты нарушенных прав. Кроме того, каждый работник, в том числе, руководитель организации может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, если откажется выдать письменный отказ в приеме на работу в связи с непредставлением документов.
- Репутационный – граждане, пострадавшие от работодателя могут обнародовать порочащую его информацию в сети Интернет, на специализированных форумах.
- Финансовый – оплата штрафа, судебные издержки и т.д.
- Временной – поиск нового работника, защита своих прав в суде, в трудовой инспекции.
Работник может умолчать об имеющихся документах, которые являются необязательными. Например, речь идет о государственной службе. Новый работодатель не знает, что у него есть обязанность уведомить бывшего работодателя – государственный орган о том, что он принял конкретного гражданина на работу. Но за неуведомление предыдущего работодателя предусмотрена административная ответственность. И получается двоякая ситуация: с одной стороны, работник не обязан уведомлять нового работодателя о государственной службе, а, с другой стороны, для последнего это риск, который выражается не только в финансовых и временных издержках, но и правовых.
Как минимизировать наступление риска
Минимизация рисков заключается в осуществлении работы по 2 направлениям:
- Изучение специальных нормативных правовых актов, которые регламентируют перечень документов, предоставляемых гражданином при трудоустройстве.
- Организация работы отдела кадров.
Работодатель, зная специфику работы и имея утвержденное штатное расписание, имеет представление о том, какие должности имеются в организации. На основании этого необходимо составить перечень документов, которые законодатель считает необходимым для предоставления работником при трудоустройстве для каждой должности. Все, что в этот список не входит, у потенциального кандидата не должно запрашиваться.
Перечень документов устанавливается только федеральными актами; даже если в локальном акте организации имеется какой-то дополнительный список, он будет противоречить действующим законам и, соответственно, неприменим на практике.
Все документы должны проходить через руководителя организации, в том числе, отказ в трудоустройстве гражданина в связи с непредставлением документов. Работодатель не должен отвечать за действия лиц, о которых он даже не знал.
Работодатель должен проверять все документы, поступившие от потенциального работника на предмет их соответствий требованиям законодательства, актуальности. Это необходимо для того, чтобы вычислить подложные бумаги, представляемые работником для замещения должности. Причем Трудовой кодекс РФ содержит основание для расторжения трудового договора, если будет выяснено, что документы не соответствуют закону. Эта статья применима только в случае, когда без документа невозможно выполнение работы, и он не является факультативным.
Что делать, если риск наступил
Для работодателя риск наступает только в том случае, если работник понимает, что его права нарушены, и обращается за их защитой в компетентные органы.
Когда работодателю пришел официальный документ из суда или трудовой инспекции, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Оценить правовую сторону жалобы, а именно: проверить, соответствуют ли ее доводы требованиям законодательства, не нарушены ли сроки для обжалования и т.д.
- Подготовить правовую позицию. Работодателю необходимо опираться не только на императивные нормы Трудового кодекса РФ, но и существующую в регионе практику рассмотрения подобных споров.
- Попытаться договориться с заявителем, предложить ему альтернативные способы разрешения вопроса.
- Исполнять решение государственного органа/суда.
Работодателю важно разграничивать момент наступления самого риска и последствий риска. В первом случае последствия можно предотвратить превентивными методами, например, не выдавать работнику письменный отказ в приеме не работу или заключить мировое соглашение, если последний пойдет в суд.
Но когда наступают последствия риска, например, привлечение к административной ответственности, работодатель вправе защитить свои интересы и обжаловать решение государственного органа\суда в вышестоящую инстанцию.
Таким образом, работодатель обязан запрашивать у потенциального работника только те документы, которые предусмотрел в качестве обязательных федеральный законодатель. Если бумаги не представляются, гражданину будет отказано в трудоустройстве.