Любое предприятие, занимая определенную нишу на современном рынке товаров и услуг, прилагает всевозможные усилия для повышения своего уровня конкурентоспособности. Однако всякая деятельность всегда сопряжена с угрозами потери денежных средств и несением убытков, поэтому для достижения высоких результатов требуется непрерывное отслеживание и всесторонняя оценка возможных рисков, что в конечном итоге приведет к повышению эффективности закупочной деятельности.
Основополагающие пункты договора
Договорные обязательства, возникающие между сторонами при купле–продаже, регламентируются Гражданским кодексом РФ. Главным пунктом договора на поставку товароматериальных запасов, который необходимо согласовать с Покупателем, является его предмет. Условия по предмету считаются согласованными и утвержденными, когда представляется возможным идентифицировать полное название и количество приобретаемого товара.
По договорным обязательствам Продавец обязуется произвести передачу товаров в установленный срок и в количестве согласно спецификации материалов, являющейся неотъемлемой частью договора. Количество товара может быть указано в единицах измерения, соответствующих его характеристикам, или в денежном эквиваленте.
Отсутствие количества поставляемого материала в договоре
На момент подписания договорных обязательств Поставщик, чаще всего, еще не располагает требуемым товаром или в недостаточном объеме, его либо нужно производить, либо осуществить закупку для передачи Заказчику. При несогласовании количества материала по каждой позиции спецификации возможны два сценария развития событий:
Заказчик требует количество товара меньше объема, планируемого к отгрузке Поставщиком. В данном случае Продавец может столкнуться с несением затрат на необоснованный закуп или производство материалов, а также их хранение, или которые будет проблематично реализовать в дальнейшем, например, из–за их индивидуальных характеристик.Заказчик требует количество товара больше объема, планируемого к отгрузке Поставщиком. Такое стечение обстоятельств может повлечь за собой предъявление претензии Покупателем о выплате неустойки за просрочку и срыв сроков поставки или отказ от исполнения договора. Либо если Поставщик не располагает суммой денежных средств, требуемых для восполнения недостающего объема материалов, и отказывается от исполнения договора, Заказчик вправе предъявить ему претензию о выплате расходов по приобретению недостающих материалов у другого Поставщика.
На стадии подписания договора все споры могут быть решены с помощью протокола разногласий и протокола урегулирования разногласий. Если же участники не пришли к согласию, они обязаны уведомить друг друга.
В случае несогласования сторонами объема поставляемых товароматериальных запасов, контракт может считаться незаключенным, даже исключая условие согласования предмета купли–продажи. Сложившаяся ситуация неблагоприятна для обеих сторон, так как влечет за собой реализацию риска потери денежных средств, в случае обращения в суд договор может быть признан незаключенным и стороны обязаны будут осуществить возврат всего, полученного по сделке.
Разработка плана мероприятий по минимизации риска
Мероприятием, которое значительно снизит возможность реализации риска – является разработка и утверждение Регламента о закупочной деятельности предприятия, где будут прописаны все стадии заключения договора, от момента запроса коммерческого предложения потенциальным клиентом до стадии поставки товара на склад Заказчика и проведения окончательного расчета.
В Регламенте также необходимо разграничить ответственность за каждым участником процесса, разработать и утвердить шаблон спецификации, являющийся неотъемлемым приложением к каждому договору поставки. В разработанном шаблоне спецификации к договору предусмотреть указание не только количества материала в штуках, но и прописать его объем, вес, длину или площадь на единицу и общее значение данных измерений по каждой позиции, там, где это предоставляется возможным. Для правильного указания единиц измерения товара можно руководствоваться и ссылаться на Общероссийский классификатор единиц измерения.
По всем заключаемым контрактам должен быть назначен ответственный исполнитель – технический специалист или менеджер по продажам, который будет заниматься ведением договора.
Для уменьшения вероятности возникновения юридических споров уместно заключение рамочного договора, где детали каждой новой партии приобретаемого товара согласовываются дополнительно путем подписания дополнительных соглашений к контракту. При любых вносимых изменениях в подписанную и согласованную редакцию договора, как со стороны Покупателя так и Поставщика, заключается дополнительное соглашение с указанием всех поправок.
Последствия реализовавшегося риска
Когда все же риск несогласования количества материала в спецификации к договору реализовался, требуется следовать разработанному плану мероприятий по ликвидации последствий и минимизации убытков для предприятия.
Главным мероприятием по минимизации последствий риска является ведение претензионной работы в правовом поле, а в случае необходимости и передача документов для судебного разбирательства по взысканию неустойки. Но как было указано выше, в случае отсутствия указанного объема товара, договор может быть признан незаключенным. Однако при необходимости предъявления доказательств в суде Поставщику заранее стоит побеспокоиться о ведении переписки с Покупателем, все решения должны быть оформлены документально – письма, акты, накладные. Также и при отказе от приемки товара Покупатель должен оформить его в письменном виде. С официальным подтверждением есть шанс доказать свою правоту в зале суда и не понести потери собственных денежных средств.
Качественное составление контракта и приложений к нему является важной частью обязанностей не только юридического отдела, но и ответственных исполнителей, непосредственно занимающихся работой с потенциальными контрагентами. Подготовка окончательной редакции договора с учетом всех нюансов гарантирует отсутствие юридических проблем в будущем, которые лучше предусмотреть заранее, чем потом искать пути решения для выхода из сложившейся ситуации и вести претензионную работу с заказчиками.