Специалист по кадровому делопроизводству ежедневно имеет дело с большим количеством кадровой документации. Это приказы, распоряжения, личные карточки работников, трудовые книжки. Каждый из этих документов заполняется в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации. Даже ошибка в одной цифре или букве при заполнении документации может статья причиной серьезных неприятностей в дальнейшем. Запросить документы для проверки может ГИТ, а при наличии жалоб от работников запрошенный перечень бумаг придется предоставить в суд или прокуратуру.
Какие риски могут быть
Наибольшее количество ошибок работодатель и его представители, которые занимаются оформлением кадровой документации, допускают при приеме на работу. Именно на этом этапе кадровику фирмы приходится подготовить такие документы, как:
- направление на предварительный медицинский осмотр;
- приказ о зачислении на работу;
- трудовой договор;
- согласие на работу персональными данными;
- договор о материальной ответственности;
- уведомление для прежнего места работы, если принятый сотрудник ранее являлся государственным или муниципальным служащим;
- личная карточка Т-2.
Со всеми этими документами, кроме уведомления для прежней работы, работник должен ознакомиться и подписать их. Основанием для издания и направления уведомления на предыдущее место работы, где уволенный человек занимал должность госслужащего, является его письменное заявление. При этом это может быть не самое последнее место работы, а одна из должностей, которые занимал оформленный рабочий в течение последних двух лет. Письмо с уведомлением на прежнее место работы должно быть направлено в течение 10 дней, иначе работодатель несет ответственность согласно статье 19.29 КоАП. За правонарушение налагаются штрафные санкции в размере:
- от 2 тыс. р. до 4 тыс. р. на физическое лицо;
- от 20 тыс. р. до 50 тыс. р. на должностное лицо;
- 100 тыс. р. до 500 тыс. р. на юридическое лицо.
Кроме того, при оформлении нового сотрудника, его необходимо ознакомить с внутренними нормативными актами, где в графе «ознакомлен» он должен поставить подпись. В Трудовом кодексе процесс приема на работу регулируется 11 главой.
Среди работодателей распространены следующие ошибки при приеме на работу, которые рассматриваются как административное правонарушение:
- не был издан договор или приказ о зачислении на работу, работник не был с ними ознакомлен под роспись;
- работнику не был выдан второй экземпляр трудового договора;
- включение в обязательный перечень документов для оформления на работу свидетельства ИНН, которое, согласно ст. 65 ТК, не является обязательным;
- прием на работу военнообязанного гражданина без военного билета, ненадлежащее ведение воинского учета, не предоставление данных в местный военкомат;
- оформление на должность, требующую наличия определенной квалификации, без документа о получении соответствующего образования;
- установление испытательного срока для лиц, испытание для которых запрещено статьей 70 ТК РФ;
- заключение срочного договора без оснований на это;
- отсутствие договора материальной ответственности у материально ответственных работников.
Немало нарушений работодатель и его представитель в лице специалиста по кадрам рискует совершить и в процессе дальнейшей работы:
- Сотрудник не ознакомлен с локальными актами.
- Работник не уведомлен о внесении изменений в договор, к трудовому договору не было издано дополнительное соглашение.
- Специалисту было отказано в выдаче трудовой книжки на руки.
- Рабочий не был включен в график отпусков.
- Ненадлежащее ведение карточки Т-2, личного дела, табеля.
- Не предоставление отпуска согласно графику.
- Несвоевременная выплата отпускного пособия или выплат при увольнении, а также невыплата премий и надбавок, указанных в локальных актах организации.
- Работник не был ознакомлен с изданными ранее приказами (о переводе, возложении дополнительных обязанностей, увольнении и др.)
- Ненадлежащее ведение журнала учета трудовых книжек.
- Неправильное проведение процедуры сокращения численности штата.
Ответственность за несоблюдение закона в сфере кадрового делопроизводства наступает в соответствии со ст. 5.27 КоАП. Руководителю компании выносится предупреждение или налагается административный штраф.
Для должностных лиц и ИП размер штрафа составляет от 1 тыс. р. до 5 тыс. р. При повторном аналогичном проступке размер штрафа возрастает и составляет от 10 тыс. р. до 20 тыс. р. Также законом предусмотрена возможность дисквалификации должностного лица с занимаемой должности на срок от года до 3-х лет.
На работодателя, как на юр. лицо, за ненадлежащее ведение кадровой документации налагается штраф от 30 тыс. р. до 50 тыс. р. за впервые выявленное нарушение. За повторное нарушение минимальный размер выплаты составит 50 тыс. р., а максимальный – 70 тыс. р.
Также данная статья предусматривает ответственность за незаключение договора с сотрудником или его неверное издание. В этом случае должностному лицу грозит штраф до 20 тыс. р., ИП – до 10 тыс. р., юридическому лицу – до 100 тыс. р. При выявлении повторного подобного нарушения размер административного штрафа возрастает.
Допуск к работе лица, не получившего на это соответствующих полномочий от работодателя (т.е. не заключившего трудовой договор), влечет штрафные санкции от 3 тыс. р. до 5 тыс. р. для гражданина и от 10 тыс. р. до 20 тыс. р. для должностного лица.
Как избежать подобных рисков
Любой работодатель может узнать о предстоящей проверке ГИТ заблаговременно. На сайте местного отделения инспекции в начале года появляется список фирм, которые планируется проверить в течение года. При этом бывает указан месяц проверки. Это время дается на приведение в порядок всей документации. Как правило, проверка начинается с ознакомлением порядка ведения кадрового делопроизводства. Минимизировать риски работодатель может следующим образом.
Проверить наличие и надлежащее оформление внутренних нормативных актов. Они должны быть согласованы с профсоюзным органом организации, а все работники ознакомлены с актами.
Дополнить трудовые договоры дополнительными соглашениями, если в договор были внесены изменения. Договор должен быть составлен в соответствии со статьей 57 трудового законодательства.
Опломбировать книгу учета трудовых книжек, если она не опломбирована.
Проверить правильность ведения карточек Т-2, дополнить их недостающими подписями сотрудников.
Дополнить приказы всеми недостающими подписями.
Инспекция должна уведомить работодателя о проверке письменно. Уведомление в организацию направляется почтой, или инспектор сам доставляет его в компанию. При этом он заранее предупреждает, копии каких документов ему потребуются для проверки. Это облегчает работу кадровикам, так как они будут знать какую документацию конкретно нужно привести в порядок.
По итогам проверки инспектор выпишет акт, если нарушений нет, или акт и предписание, если нарушения были выявлены. В предписании указываются вид нарушения и срок, в который оно должно быть устранено.
При обнаружении нарушений административный штраф неизбежен, разница будет состоять лишь в том, на кого он будет наложен. Работодатель вправе обжаловать предписание в течение 10 дней. На выплату штрафа ему отводится срок в 70 дней.
Как показывает практика, работодатели не спорят с инспектором и выплачивают штрафы. Сумма административного штрафа не так велика, чтобы портить дальнейшие отношений с трудовой инспекцией.